Terug naar home

Uw privacy bij MN (Privacy Verklaring MN)

Deze Privacy Verklaring is van Mn Services N.V. en haar dochterondernemingen Mn Services Vermogensbeheer B.V. en Mn Services Fondsenbeheer B.V., hierna gezamenlijk te noemen: MN), gevestigd aan de Prinses Beatrixlaan 15, 2595AK te Den Haag.

MN is een (financiële) dienstverlener en daarnaast ook werkgever en vermogensbeheerder. Als (financiële) dienstverlener voert MN in opdracht van CAO-fondsen, pensioenfondsen en verzekeraars (hierna: opdrachtgevers van MN) verschillende regelingen uit als verwerker. MN verwerkt de gegevens van deelnemers en verzekerden namens haar opdrachtgevers. Daarnaast is MN in haar rol als werkgever van alle medewerkers van MN verwerkingsverantwoordelijke. Mn Services Vermogensbeheer B.V. en Mn Services Fondsenbeheer B.V. zijn eveneens verwerkingsverantwoordelijke. Om de taken die horen bij deze verschillende rollen uit te voeren verwerkt MN persoonsgegevens. De persoonsgegevens ontvangen wij van u of van uw werkgever. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.

MN vindt de privacy van medewerkers belangrijk. Wij vinden dat iedereen de vrijheid en de mogelijkheid moet hebben om zelf te beslissen hoe je gegevens worden gebruikt en door wie. In deze Privacy Verklaring leggen wij uit hoe wij hier invulling aan geven:

1. Privacy wetgeving
In Nederland gelden er speciale wetten die uw privacy en persoonsgegevens beschermen. Tot 25 mei 2018 geldt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Daarna geldt er Europese wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) . Ook MN en haar opdrachtgevers moeten zich aan de geldende privacy wetgeving houden als wij uw persoonsgegevens verwerken. Alle (persoonlijke) gegevens die door MN of haar opdrachtgevers worden verzameld via bijvoorbeeld telefoon, websitegebruik (klikgedrag), aanvraagformulieren, en op andere manieren vrijwillig verkregen persoonsgegevens, mogen alleen worden verwerkt als daar een juridische basis voor is (een wettelijke grondslag). Wettelijke grondslagen zijn o.a. instemming van de medewerker, uitvoering van een overeenkomst of ter nakoming van een wettelijke verplichting. 

2. Privacy Officer MN
MN en haar medewerkers respecteren de privacy wetgeving. MN heeft een Privacy Officer die de goede naleving van de privacy wetgeving door MN bewaakt. Medewerkers van MN kunnen bij de Privacy Officer terecht voor vragen en ondersteuning. En ook u kunt altijd contact opnemen met de Privacy Officer van MN wanneer u bijvoorbeeld:

De contactgegevens van de Privacy Officer zijn:

Mn Services N.V.

T.a.v. Privacy Officer

Postbus 30025

2500GA Den Haag

E-mail: privacy@mn.nl


3. Waarom verwerkt MN persoonsgegevens?
MN beheert en verwerkt persoonsgegevens van (voormalig) medewerkers, van deelnemers en verzekerden van opdrachtgevers en relaties in diverse (informatie)systemen. Deze verwerkingen vinden plaats om uiteenlopende redenen, bijvoorbeeld:

N.B. MN verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Wij verwerken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden.

4. Welke gegevens verwerkt MN?
MN kan de volgende gegevens verwerken:

Als verwerker van opdrachtgevers van MN:

Als verwerkingsverantwoordelijke van MN


5. Waarvoor gebruikt MN uw gegevens?
MN vindt dat gegevens van of over u uw eigendom zijn. Daarom gebruiken wij uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u of uw werkgever deze aan ons of onze opdrachtgevers heeft verstrekt, of waarvoor wij de gegevens van u hebben verzameld. Hieronder beschrijven wij deze doelen.

Verzekerden en deelnemers bij opdrachtgevers

Medewerkers van MN

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Uw gegevens zijn uw eigendom. Daarom gaat MN met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met uw gegevens en verwerken wij die volgens de eisen uit de geldende privacywetgeving. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens op een adequaat en passend niveau beveiligen. Daarnaast bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwerking van de onder 5. genoemde doeleinden. Ook zijn opgeslagen gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor medewerkers van MN voor zover dat omwille van hun functie noodzakelijk is. Wij zorgen er voor dat derden geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
MN bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens verzameld zijn. Als de wet MN verplicht om gegevens te bewaren zal MN zich hieraan houden (bv. fiscale wetgeving of de Pensioenwet). Tenslotte kunnen wij gegevens ook langer bewaren met het oog op archivering. In dat geval treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen om uw privacy te beschermen.

8. Verstrekt MN uw persoonsgegevens aan derden?
Nee. MN stelt uw persoonsgegevens op geen enkele manier beschikbaar aan derden tenzij:

MN houdt zich hierbij aan de verplichtingen en eisen die de privacy wetgeving hieraan stelt. Dat betekent dat wij uw gegevens nooit aan derden ter beschikking stellen voor commerciële doeleinden of doorverkopen en ook dat er geen doorgifte plaatsvindt van uw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie. Met de derde partijen met wie wij samenwerken voor het verwerken van uw gegevens maken wij goede afspraken zodat zij ook zorgvuldig omgaan met uw gegevens. Wilt u weten hoe andere partijen of organisaties met uw gegevens omgaan? Kijk dan in hun privacy beleid.

9. Kloppen uw gegevens?
MN vindt het belangrijk dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken juist zijn. In opdracht van onze opdrachtgevers controleren wij de juistheid van uw gegevens bij externe instanties zoals de Basis Registratie Personen (BRP) of bij het UWV. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid voor controle over uw persoonsgegevens ook bij u. U kunt uw gegevens (via uw werkgever) laten aanpassen. U heeft te allen tijde recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Als uw persoonsgegevens onjuistheden bevat, onvolledig zijn of anderszins in strijd zijn met de wet, heeft u het recht om MN of haar opdrachtgevers te verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen. 

10. Cameratoezicht binnen MN
Op het kantoor van MN te Den Haag zijn beveiligingscamera’s geïnstalleerd. Deze zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van onze medewerkers en bescherming van eigendommen te verhogen. De beelden worden slechts een korte termijn bewaard en worden niet gebruikt en/of uitgelezen indien daar geen aanleiding toe is. Bij een incident kunnen de camerabeelden binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit.

11. Cookies
MN gebruikt op haar website functionele, analytische en tracking-cookies. Bij een eerste bezoek aan de website wordt de bezoeker geïnformeerd over deze cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. MN gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt. Daarnaast worden cookies geplaatst die het surfgedrag bijhouden om op maat gemaakte content te kunnen aanbieden. Afmelden voor cookies kunt u doen door de instellingen van uw internetbrowser te wijzigen. Daarnaast kunt u ook ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

12. Telefoongesprekken
MN heeft een callcenter. Telefoongesprekken kunnen door medewerkers van MN worden opgenomen voor trainings- en coachingsdoeleinden. Ook worden  telefoongesprekken opgenomen in het kader van bewijslast voor de beleggingtransacties.  MN bewaart deze opnames niet langer dan strikt noodzakelijk of wettelijk vereist en daarnaast zijn deze opnames niet toegankelijk voor onbevoegden binnen of buiten MN.

13. Informatie, inzage en correctie van uw gegevens
MN is altijd bereid om u inzicht te geven in welke informatie wij als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker van u verzamelen en met welk doel. U kunt dit verzoek bij MN doen als u medewerker van MN bent. U kunt daarnaast altijd inzicht krijgen in uw gegevens die door MN worden verwerkt en deze gegevens laten aanpassen of laten verwijderen. Daarnaast kunt u MN ook vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken als dit mag volgens de geldende privacywetgeving. Ook kunt u bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door MN. Wilt u gebruik maken van een van deze mogelijkheden? Vraag dit dan schriftelijk aan bij de afdeling HRM van MN.

14. Wijzigingen van deze Privacy Verklaring
MN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Verklaring. Als wij een aanpassing doen leest u dat op deze pagina. Wij raden u aan om deze Privacy Verklaring regelmatig te raadplegen en zo op de hoogte te blijven van de inhoud van dit document. Deze Privacy Verklaring is voor het laatst gewijzigd op 20 november 2017.